VAT Nummer einfach erklärt: So beantragen Sie sie richtig

Neulich saß ich bei einer Steuerberaterin in Hamburg, und auf dem Tisch lag ein Stapel Rechnungen. Eine davon war eine englische Rechnung, und irgendwo zwischen Rechnungsnummer und Bankverbindung stand da „VAT No.: GB 123 4567 89". Meine Bekannte seufzte. „Und jetzt raten Sie, was der Kunde von mir verlangt hat", sagte sie. „Eine deutsche VAT-Nummer. Die gibt es aber nicht."

Genau dort beginnt das Problem. VAT steht für Value Added Tax, also nichts anderes als die Umsatzsteuer. Der Begriff kommt aus dem englischsprachigen Raum, und wer ihn zum ersten Mal hört, sucht reflexartig nach einem deutschen Gegenstück mit genau diesem Namen. Das gibt es nicht. Die deutsche VAT-Nummer ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, kurz USt-IdNr. Mehr nicht. Und doch wird die Verwechslung jeden Tag teuer, weil eine falsche Nummer auf einer Rechnung im schlimmsten Fall den Vorsteuerabzug kostet.

Ich habe das selbst durchgemacht. Bei meiner ersten innergemeinschaftlichen Lieferung nach Österreich habe ich in das Feld „UID" eine Zahl eingetragen, die eigentlich meine Steuernummer war. Der Kunde hat bezahlt, das Finanzamt hat später nachgefragt, und ich durfte zwei Wochen lang erklären, was ich mir dabei gedacht hatte. Ehrlich gesagt: nichts.

Was ist die VAT-Nummer in Deutschland – und warum stolpern so viele darüber?

Die kurze Antwort: Die VAT-Nummer ist die USt-IdNr., die das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) vergibt. Sie identifiziert Sie als Unternehmer gegenüber anderen EU-Staaten. Punkt.

Die lange Antwort erklärt, warum die Begriffe so durcheinanderfliegen. Wer im englischsprachigen Raum einkauft, sieht „VAT number" auf jeder Rechnung. Wer aus Deutschland kommt, hat im Kopf drei verschiedene Nummern herumliegen, die alle irgendwie mit Steuern zu tun haben – und keine davon heißt offiziell „VAT-Nummer".

Die drei Nummern, die ständig verwechselt werden

• Steuernummer – vergeben vom örtlichen Finanzamt, Format je nach Bundesland unterschiedlich (etwa 12/345/67890). Steht im Steuerbescheid. Rein national.
• USt-IdNr. (die „VAT-Nummer") – vom BZSt, immer DE plus neun Ziffern, also DE123456789. Gilt EU-weit.
• Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) – die neuere, einheitliche Kennung für Unternehmer, die Schritt für Schritt eingeführt wird und die Steuernummer langfristig in vielen Bereichen ergänzen soll.

Wenn ich Kunden berate, frage ich inzwischen immer zuerst nach dem Verwendungszweck, bevor ich irgendetwas empfehle. Denn wer im EU-Ausland einkauft und dort die eigene Steuernummer angibt, hat die Rechnung im Grunde schon verloren. Der Lieferant kann die Nummer nicht validieren, weil die Steuernummer in keiner EU-Datenbank auftaucht.

Ist VAT eine UID-Nummer?

Ja – und nein. Das kommt auf das Land an, in dem Sie gerade einkaufen.

In Österreich heißt die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer tatsächlich UID-Nummer, offiziell „UID" abgekürzt, und beginnt mit ATU plus acht Ziffern. Dort ist VAT also praktisch dasselbe wie UID. In Deutschland sagt kein Mensch „UID" – hier heißt sie USt-IdNr. In Frankreich wiederum reden alle von der TVA intracommunautaire. Drei Länder, drei Bezeichnungen, ein Konzept.

Das Ding ist: Diese Begriffsverwirrung ist ein Relikt. „VAT" ist die englische Bezeichnung der Steuerart, „UID" oder „USt-IdNr." ist die Bezeichnung der Kennnummer. Wenn Sie in einem Formular das Feld „UID" oder „VAT No." sehen, ist immer dasselbe gemeint – Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, egal welches Land Sie gerade befüllen.

Ausnahmen bestätigen die Regel. In der Schweiz gibt es die MWST-Nummer, in Großbritannien die VAT registration number – beide sind keine EU-Nummern. Für die Schweiz gilt die Wechselkursregel und Sie brauchen die Nummer nicht über VIES zu prüfen. Für Großbritannien gilt seit dem Brexit der eigene HMRC-Checker.

Ist die VAT-Nummer gleich der USt-ID-Nummer?

Für Deutschland: exakt gleich. Es gibt keine deutsche VAT-Nummer, die von der USt-IdNr. abweicht. Wenn ein Formular nach „VAT number" fragt und Sie in Deutschland sitzen, tragen Sie Ihre USt-IdNr. ein, also DE plus neun Ziffern.

Und hier fängt meine Lieblingsstelle an. Ich hatte vor einigen Monaten einen Kunden, ein kleiner Maschinenbauer aus dem Sauerland, der auf einer Rechnung nach Italien „VAT number: DE123456789" schrieb – parallel zur USt-IdNr. in einem anderen Feld. Der italienische Kunde hat storniert und um Korrektur gebeten, weil er dachte, es seien zwei verschiedene Nummern. Zwei Felder, eine Nummer, ein Storno. Das ist die Praxis hinter den Begriffen.

Wer behauptet, VAT-Nummer und USt-IdNr. seien in Deutschland unterschiedlich, hat vermutlich die Steuernummer im Kopf. Und das ist dann wirklich ein Fehler, kein Synonym.

Wie finde ich meine VAT-Nummer heraus?

Die Frage, die mir am häufigsten gestellt wird. Und die Antwort ist unangenehm simpel: Sie haben sie irgendwann per Post bekommen.

Wo Sie nachschauen sollten

1. Im Bescheid des BZSt – wenn Sie die Nummer einmal beantragt haben, kam sie per Brief. Suchen Sie diesen Brief.
2. Auf alten Rechnungen – Ihre eigene Rechnungsvorlage zeigt die Nummer in der Regel oben rechts oder im Fußbereich.
3. Im ELSTER-Konto – dort sehen Sie die Stammdaten Ihrer Unternehmung, oft inklusive USt-IdNr.
4. Beim BZSt anrufen – klingt oldschool, ist aber oft der schnellste Weg. Die Nummer liegt dort, wenn Sie sich ausweisen können.
5. Im Steuerbescheid des Finanzamts – manchmal taucht sie dort auf, vor allem bei schriftlichen Rückfragen.

Was ich dabei häufig höre: „Ich habe sie noch nie beantragt." Das ist tatsächlich ein eigenes Problem. Die Nummer gibt es nicht automatisch – Sie müssen sie einmal beantragen, und zwar beim BZSt, nicht beim Finanzamt. Wer das versäumt und trotzdem eine EU-Lieferung ohne gültige USt-IdNr. macht, riskiert die Steuerfreiheit der innergemeinschaftlichen Lieferung.

VAT-Nummer beantragen – so geht es wirklich

Der Antrag läuft heute in der Regel über ELSTER und das BZSt-Formular mit dem etwas sperrigen Namen „Antrag auf Erteilung einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer". Einige Städte und Länder haben eigene Online-Portale, manche Finanzämter leiten auch weiter. Rechnen Sie mit einer Bearbeitungszeit von einigen Werktagen bis zu einigen Wochen. Meine eigene erste Nummer hat – ich habe noch die Bestätigungsmail – vierzehn Tage gedauert.

Ein Hinweis, den ich in keinem Formular gefunden habe: Sie müssen die Nummer nicht verlängern oder erneuern. Einmal beantragt, einmal erteilt, dauerhaft gültig.

VAT-Nummer prüfen: so gehen Sie auf Nummer sicher

Das ist der Teil, den die meisten überspringen – und das, obwohl er in fünf Minuten erledigt ist.

Für EU-Nummern nutzen Sie VIES (VAT Information Exchange System) auf der Website der Europäischen Kommission. Sie geben Land und Nummer ein und bekommen zurück, ob die Nummer gültig ist und – wichtig – den Namen des Unternehmens. Ich prüfe jede neue Lieferantenrechnung gegen VIES, bevor ich sie in die Buchhaltung gebe. Das klingt übertrieben, hat mich aber bereits vor zwei gefälschten Rechnungen bewahrt.

Merkmal	Deutsche USt-IdNr. („VAT")	UK VAT number	Steuernummer
Format	DE + 9 Ziffern	GB + 9 oder 12 Ziffern	variiert je Bundesland (z. B. 12/345/67890)
Vergabe durch	BZSt	HMRC	Finanzamt
Gültig für	EU-weite Geschäfte	Geschäfte mit UK	nationale Steuererklärung
Prüfung	VIES	HMRC VAT Checker	keine öffentliche Prüfung möglich

Was VIES allerdings nicht kann: Es verrät Ihnen nicht, ob die Nummer aktuell gültig im Sinne des Lieferanten ist, also ob eine Bestätigung von gestern heute noch stimmt. Der Status wird in der Regel zum Abfragezeitpunkt angezeigt; die gespeicherte Bestätigung ist eine Momentaufnahme. Wer sich absichern will, speichert eine PDF- oder Screenshot-Bestätigung mit Datum und Uhrzeit.

VAT-Nummer für Privatpersonen – gibt es das?

Nein. Und der Grund ist logisch: Die VAT-Nummer identifiziert Steuerpflichtige für steuerfreie grenzüberschreitende Geschäfte. Eine Privatperson macht solche Geschäfte nicht – sie zahlt beim Einkauf die Umsatzsteuer im Land des Verkäufers oder bei Fernabsatz über die OSS-Regeln.

Wenn Sie als Privatperson eine Rechnung mit „VAT No." bekommen, gehört diese Nummer dem Verkäufer, nicht Ihnen. Und wenn Sie sich selbstständig machen und zum ersten Mal eine EU-Rechnung schreiben wollen – an Sie persönlich wird niemand eine VAT-Nummer vergeben, bis Sie Unternehmer sind.

Eine Ausnahme, die manchmal für Verwirrung sorgt: Kleingewerbetreibende nach § 19 UStG. Sie zahlen keine Umsatzsteuer, aber sie können eine USt-IdNr. beantragen, wenn sie EU-Geschäfte planen. Das ist dann kein Widerspruch, sondern der Einstieg in die Regelbesteuerung.

Wie sieht eine VAT-Nummer aus – ein paar Muster zum Abgleichen

Ich bekomme diese Frage oft per Mail, weil Leute unsicher sind, ob sie die richtige Ziffernfolge kopiert haben. Hier die gängigsten EU-Formate:

• Deutschland: DE + 9 Ziffern, z. B. DE123456789
• Österreich: ATU + 8 Ziffern, z. B. ATU12345678
• Frankreich: FR + 2 Zeichen (Ziffern oder Buchstaben) + 9 Ziffern
• Italien: IT + 11 Ziffern
• Niederlande: NL + 9 Ziffern + B + 2 Ziffern
• Großbritannien (nicht EU): GB + 9 oder 12 Ziffern

Aus dem Gedächtnis gesprochen: Wer sich bei der Länge unsicher ist, kann sich merken, dass die meisten EU-Länder acht bis zwölf Ziffern haben. Deutschland ist mit DE und neun Ziffern eines der kürzeren. Auffallend ist, dass die britische Nummer nach dem Brexit weiterhin mit GB beginnt und nicht mit UK – das hat mich am Anfang mehr verwirrt als nötig.

Was passiert bei einer falschen VAT-Nummer?

Die unangenehme Wahrheit: Es kommt auf die Richtung an.

Wenn Sie eine falsche Nummer auf Ihrer Ausgangsrechnung haben, ist die Rechnung formal fehlerhaft. Der Kunde kann sie korrigieren lassen, und in einigen Fällen verliert er den Vorsteuerabzug, bis die Korrektur vorliegt. Das ist selten existenzbedrohend, aber es kostet Zeit und Nerven.

Wenn Sie eine Lieferantenrechnung mit falscher Nummer erhalten und diese verbuchen, tragen Sie das Risiko. Die Finanzverwaltung kann die Vorsteuer streichen. Ich habe genau das einmal bei einem Weiterbildungsanbieter erlebt – vier Monate später, 1.400 Euro zurückgefordert, und der Anbieter war nicht mehr erreichbar.

Kurz gesagt: Die fünf Minuten VIES-Prüfung sind keine Bürokratie, sondern Ihre Versicherung.

Was Sie sich merken sollten

Die deutsche VAT-Nummer ist die USt-IdNr. Das ist die einzige Gleichung, die Sie sich merken müssen. Alles andere – Steuernummer, UID, MWST-Nummer – ist ein anderes Land oder eine andere Kennung. Wer das einmal verstanden hat, wird nie wieder eine italienische Rechnung stornieren müssen, weil im Formular zwei Felder standen.

Und falls Sie sich gerade fragen, ob Sie Ihre eigene Nummer überhaupt kennen: Der Brief vom BZSt liegt mit hoher Wahrscheinlichkeit in einer Schublade, in die Sie seit Monaten nicht geschaut haben. Ich habe meine letzte Woche dort gefunden. Unter einem Stapel Bedienungsanleitungen.